管理自己 | 卓有成效的管理者 – 读书笔记

在一个现代的组织里,如果一位知识工作者能够凭借其职位和知识,对该组织负有贡献的责任,因而能实质地影响该组织的经营能力及达成的成果,那么他就是一位管理者。管理者的工作必须要卓有成效。所谓有效性,就是使能力和知识资源能够产生更多更好成果的一种手段。有效性是一种后天的习惯,是一种实践的综合。既然是一种习惯,便是可以学会的。

卓有成效是可以学会的

知识工作者的工作动力,取决于他是否具有有效性,及他在工作中是否能有所成就。而所谓知识工作者的生产力,就是“做好该做的事情”的能力,也就是有效性。
推敲起来,“使某项工作产生效益”(toeffect)和“完成某项工作”(toexecute),可视为同义词。

知识工作不能用数量来衡量,也不能用成本来衡量。衡量知识工作主要应看其结果,而不是看机构的规模有多大或管理工作的繁简。

管理者必须面对的现实:
1. 管理者的时间往往只属于别人,而不属于自己。
2. 管理者往往被迫忙于“日常运作”,除非他们敢于采取行动来改变周围的一切。
3. 使管理者缺乏有效性的第三项现实因素,是管理者本身处于一个“组织”之中。只有当别人能够利用管理者的贡献时,管理者才算有效。一位管理者如果不能与这些人主动接触,不能使这些人利用他的贡献,他本身就没有有效性可言。
4. 最后,管理者是身处一个组织的“内部”,受到组织的局限。

我们必须学会这么一种建立组织的方式:若某人在某一重要领域具有一技之长,就要让他充分发挥这一特长。

卓有成效的管理者必须在思想上养成的习惯:
1. 有效的管理者知道他们的时间用在什么地方。他们所能控制的时间非常有限,他们会有系统地工作,来善用这有限的时间。
2. 有效的管理者重视对外界的贡献。他们并非为工作而工作,而是为成果而工作。
3. 有效的管理者善于利用长处,包括自己的长处、上司的长处、同事的长处和下属的长处。他们还善于抓住有利形势,做他们想做的事。
4. 有效的管理者集中精力于少数重要的领域,在这少数重要的领域中,如果能有优秀的绩效就可以产生卓越的成果。
5. 最后,有效的管理者必须善于做有效的决策。他们知道有效的决策事关处事的条理和秩序问题,也就是如何按正确的次序采取正确的步骤。

掌握自己的时间

这三个步骤,是管理者有效性的基础:
1. 记录时间;
2. 管理时间;
3. 统一安排时间。

诊断自己的时间:
1. 首先要找出什么事根本不必做,这些事做了也完全是浪费时间,无助于成果。
2. 第二个该问的问题是:“时间记录上的哪些活动可以由别人代为参加而又不影响效果?”
3. 还有一项时间浪费的因素,是管理者自己可以控制并且可以消除的,这项因素是:管理者在浪费别人的时间。

消除浪费时间的活动:
1. 首先要做的是,找出由于缺乏制度或远见而产生时间浪费的因素。
2. 人员过多,也常造成时间浪费。
3. 另一个常见的浪费时间的原因,是组织不健全。其表现就是会议太多。
4. 最后一项浪费时间的因素,是信息功能不健全。

我能贡献什么

重视贡献,才能使管理者的注意力不为其本身的专长所限,不为其本身的技术所限,不为其本身所属的部门所限,才能看到整体的绩效,同时也才能使他更加重视外部世界。

一般机构对成效的要求往往表现在以下三个方面:
1. 直接成果;
2. 树立新的价值观及对这些价值观的重新确认;
3. 培养与开发明天所需要的人才。

如果愿以贡献为目标,就必须使自己的“产品”——即他的知识能为别人所用

有效的人际关系,有下列四项基本要求。
而着眼于贡献,正可满足这些条件:
1. 互相沟通;
2. 团队合作;
3. 自我发展;
4. 培养他人。

重视贡献,才能使管理者的视线从“内部事务、内部工作和内部关系”转移到“外部世界”,转移到组织的成果。重视贡献,才能使管理者努力与外界进行直接接触,包括市场和顾客、社区的病人,及政府机构以外的公众。总之,重视贡献,就是重视有效性。

如何发挥人的长处

我们要坚持因事用人而非因人设事,还有一个微妙的原因。因为只有这样,我们才能为组织提供所需的各种人才,也只有这样,我们才能容忍各色人等的脾气和个性。

怎样用人:
1. 卓有成效的管理者不会将职位设计成只有上帝才能胜任。职位必须由人来担任,是人都可能犯错。
2. 用人所长的第二个原则是:职位的要求要严格,而涵盖要广。
3. 第三个原则,是卓有成效的管理者在用人时,会先考虑某人能做些什么,而不是先考虑职位的要求是什么。
4. 第四个原则是,卓有成效的管理者知道在用人之所长的同时,必须容忍人之所短。

有效的管理者会顺应自己的个性特点,不会勉强自己。他注意的是自己的绩效,自己的成果,从而发展出自己的工作方式来。

管理者的任务就是要让各人的才智、健康以及灵感得到充分发挥,从而使组织的整体效益得到成倍的增长。

要事优先

有效的管理者知道他们必须要完成许多工作,但他们在一段时间内只集中努力做好一件事——集中他们本人的时间和精力,以及整个组织的时间和精力。
他们坚持把重要的事情放在前面先做,而且每次只做好一件事。

管理者专心一志,第一项原则是要摆脱已经不再有价值的过去。

不管是在政府、企业,还是在其他机构,管理者的一项具体任务就是要把今天的资源投入到创造未来中去。换句话说,每一位管理者都必须不停地花费时间、精力和才智,来弥补及跳出昨天的行动和决策。

决定延缓一项工作,并不是一件愉快的事情。因为我们的“优后”,往往是别人的“优先”。

先后次序的考虑:
1. 重将来而不重过去;
2. 重视机会,不能只看到困难;
3. 选择自己的方向,而不盲从;
4. 目标要高,要有新意,不能只求安全和方便。

一位有效的管理者,会把主要精力集中在当前正在进行的工作上,而不会再去兼办其他工作。完成一件事情之后,他会根据情况的变化,再决定下一步的优先事项。

决策的要素

有效决策的五个要素:
1. 要确实了解问题的性质,如果问题是经常性的,那就只能通过一项建立规则或原则的决策才能解决。
2. 要确实找出解决问题时必须满足的界限,换言之,应找出问题的“边界条件”。
3. 仔细思考解决问题的正确方案是什么,以及这些方案必须满足哪些条件,然后再考虑必要的妥协、适应及让步事项,以期该决策能被接受。
4. 决策方案要同时兼顾执行措施,让决策变成可以被贯彻的行动。
5. 在执行的过程中重视反馈,以印证决策的正确性及有效性。

按问题的发生情况来说,不只有“经常”和“例外”两类,一般可以分成四类。
第一类,是真正经常性的问题。发生的个别问题,只是一种表面现象。
第二类问题虽然是在某一特殊情况下偶然发生,但在实质上仍然是一项经常性问题。
第三类问题,才是真正偶然的特殊事件。
第四类问题:首次出现的“经常事件”。
除了上述第三类“真正偶发的特殊事件”之外,其余三类均需要一种“经常性的解决方法”。换言之,需要制订一种规则、一种政策或一种原则。

有效的决策

决策是一种判断,是若干项方案中的选择。所谓选择,通常不是“是”与“非”间的选择,最多只是“大概是对的”与“也许是错的”之间的选择。而绝大多数的选择,都是任何一项方案均不一定优于其他方案时的选择。

除非有不同的见解,否则就不可能有决策。这是决策的第一条原则。如果没有考虑每一个可能方案,就是偏颇。

为什么应该有反面意见:
1. 唯有反面意见,才能保护决策者不致沦为组织的俘虏。
2. 反面意见本身,正是决策所需的“另一方案”。
3. 是反面意见可以激发想象力。

决策遵循的原则:
1. 如果利益远大于成本及风险,就该行动。
2. 行动或不行动;切忌只做一半或折中。

结论:管理者必须卓有成效

因为有效性虽然人人可学,但却无人可教。

  1. 要做到卓有成效,首先要做的第一步,是记录好时间的使用情况。
  2. 第二步,是管理者应把眼光集中在贡献上。
  3. 第三步,充分发挥人的长处。
  4. “要事优先”,“掌握自己的时间”。
  5. 研究有效的决策,重心在于合理的行动。

今天的组织,需要的是由平凡人来做不平凡的事业。这正是有效的管理者所应自勉的目标。

今天的社会有两种需要:对组织而言,需要个人为其做出贡献;对个人而言,需要把组织当成实现自己人生目标的工具。只有管理者的有效性,才能使这两种社会需要相辅相成。总而言之,卓有成效确实是必须学会的。

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